各单位：

       根据党中央决策和教育部、上海市政府、学校党委的统一部署，学校各单位及附属单位积极落实、全力投入新冠肺炎疫情防控（以下简称“疫情防控”）工作，并已形成大量的文件资料。这些文件资料是疫情防控工作真实的历史记录，对当前和今后的各项工作具有重要的凭证依据作用和查考利用价值。

       根据国家档案局、上海市档案局及“上海市新型冠状病毒感染的肺炎疫情防控工作领导小组办公室”的通知要求，为有效收集疫情防控工作的文件资料，落实“新冠肺炎疫情防控”专题档案建立工作，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，现就有关文件资料的收集归档工作通知如下：

一、基本要求

1. 学校应对新冠肺炎疫情领导小组、各工作组及各学院（系所）、职能部门、直属单位、附属单位和其他参与疫情防控工作的单位（以下简称“各单位”）在疫情防控工作中所形成的文件资料纳入专题档案收集范畴。

2. 各单位分管档案工作的领导为专题档案负责人，专（兼）职档案工作人员为具体操作人员。各单位应切实加强监督、指导和工作落实，确保本单位专题档案及时收集归档，遇到问题应及时协调沟通。

二、归档范围

       各单位在落实疫情防控工作中所形成（起草、制定和收到）的文件、图表、照片、录音、录像等各类文件资料（纸质或电子）均应纳入本次专题档案的收集归档范围，努力做到“应收尽收、应归尽归”。需归档的文件资料包括：

1. 上级部门下发的关于疫情防控工作的重要批示、指示等文件资料。

2. 上级部门及有关领导督导检查学校疫情防控工作的相关文件资料。

3. 学校及各单位围绕疫情防控开展工作形成的文件资料，包括：

   （1）召开疫情防控工作会议的记录、纪要、决定、领导讲话等文件资料。

   （2）有关疫情防控工作的规定、办法、意见、通知、应急预案等文件资料。

   （3）有关疫情防控工作的请示、报告、批复、批示、函和复函等文件资料。

   （4）有关疫情防控工作的计划、安排、措施、报表、汇总统计、公告、专报、简报、宣传资料、大事记、防控预案、监测方案等文件资料。

4. 本科生院、研究生院和各教学单位在做好疫情防控工作中形成的线上线下教学工作方案。

5. 校园安全、学生工作、后勤保障等部门等在做好疫情防控工作中形成的文件资料，包括：公共区域卫生防疫、师生返校管理、校园管理、心理疏导、培训手册编制、图书出版等。

6. 各附属医院在疫情防控、驰援湖北及武汉工作中形成的文件资料，包括：

   （1）医院有关疫情防控的部署、措施等文件资料。

   （2）医护人员的请战书、报名表、个人抗疫日记等文件资料。

   （3）其它与疫情防控相关的文件资料。

7. 相关单位开展医学、科学研究、医药用品研制、专利申请等方面形成的文件资料。

8. 学校在接受社会捐赠及相关资金、物资的调拨、分配和使用等方面形成的文件资料。

9. 各单位参与疫情防控的特色工作资料（含师生和校友的典型案例）。

三、归档要求

1. 所有归档文件以“件”为单位进行归档（勿组“卷”归类）。纸质文件应扫描成电子版（PDF格式）后同步归档。涉密文件按照国家保密工作规定执行。

2. 各单位应于疫情宣告结束后的1个月内按照归档要求及时整理各类文件资料（请特别关注照片、音视频等资料的收集）并完成归档。

3. 档案馆将于3月上旬在网站发布本次专题档案的归档流程及注意事项，请各单位予以关注，并按要求完成归档工作。

4. 各单位在归档工作中遇到问题时，请及时与学校档案馆联系。

联系人：王晓云

电话：18817391426