一、个人业务办理范围与方式

Part 01

档案馆可办理哪些个人档案业务？

档案馆通常可向师生出具以下档案证明文件：

Part 02

哪些事项不属档案馆业务办理范围？

在读证明;

在校生成绩证明及翻译;

无档案的证明;

毕业生登记表（继续教育学院除外）;

报考登记表;

本专科生学位审批表等;

Part 03

档案馆有哪些业务办理渠道？

1．档案馆服务窗口（法定工作日8:15～11:15，13:30～16:30，每周二下午内部学习不对外开放）。

2．网上自助办理（电脑端访问档案服务利用系统https://dafw.tongji.edu.cn/，手机端则进入微信小程序“同济e档案”办理，详见相关“流程图”）。网上自助办理须按要求提供必备材料，否则将无法办理。

二、办理个人档案业务须提供的证件

Part 04

办理本人档案证明文件须提供哪些证件？

在校学生、毕业生、退休教师办理本人档案证明文件时，均须用本人相关证件现场注册、登录账号：

1．可以使用本人身份证、护照等有效身份证件注册账号，在校师生也可使用校园一卡通或学生证、工作证注册账号。

2．毕业证书、学位证书原件或清晰复印件、扫描件（仅限办理学历、学位证书认证或中英文翻译业务时）。

Part 05

代办他人档案证明文件须提供哪些证件？

1．代办人的有效证件原件。

2．委托人的身份证扫描件或清晰照片、复印件。（需用委托人的身份证现场注册账号、提交订单）

3．委托人亲笔签名的授权委托书，委托书内容包括：委托人姓名、性别、出生年月、就读日期、学院、专业、获得学位情况、所办事宜、代办人姓名及身份证号码、委托人亲笔签名及日期等。

4．委托人的毕业证书、学位证书原件或清晰复印件、扫描件（仅限办理学历、学位证书认证或中英文翻译业务时）。

三、个人档案业务多久可办结

Part 06

办理一般档案证明文件多久可办结？

在档案馆服务窗口现场办理一般档案证明文件，一般可当场领取。

Part 07

办理证书认证或翻译件多久可办结？

在档案馆服务窗口现场办理学历、学位证书认证或中英文翻译文件，通常需要3个工作日。办理人可于预定日期凭取件单到窗口取件。

Part 08

网上自助办理的业务多久可办结？

对于网上自助办理的各类业务，一般档案证明文件，通常在付款成功后一个工作日办结，中英文翻译业务，通常在付款成功后3个工作日内办结，并通过顺丰快递送达（由办理人支付快递费）。

Part 09

为什么有些时候办结的时间会延长？

在学生毕业季的办理高峰阶段及寒暑假前后，学生办理各类业务的数量会急剧增加。虽然档案馆也将视情况临时充实服务力量，窗口受理及网上受理业务的整体办结时间均会有所推迟；届时，具体取件时间以取件单为准。

四、如何补办毕业证明及学位证明

Part 10

毕业生遗失学位、学历证书如何补办？

毕业生（含毕业于并校前其它相关学校的学生）若遗失毕业证书或学位证书，可按以下方式补办毕业证明书、学位证明书：

1．至档案馆服务窗口补办毕业证明表或学位证明书。

2．持档案馆开具的毕业证明表咨询以下部门能否补办毕业证明书。

Part 11

补办的证明书与原证书有什么不同？

教育部规定，毕业证书和学位证书只颁发一次；若遗失，仅可补办毕业证明书或学位证明书，其法律效力与原证书相同。

五、如何调阅学生个人（人事）档案

Part 12

学生档案在哪里保管、如何调阅？

根据学校有关规定，学生入学后，其个人档案由所在学院负责管理；学生毕业后，其个人档案由学院通过机要渠道寄往其就业单位（或学生就业时指定的委托管理单位）；因故未寄出的学生个人档案，仍由学院继续保管。在校生或毕业生如需查找或调取个人档案，请联系原所在学院的组织员或学工办。

Part 13

2007年前的学生档案在哪里调档？

由于并校等诸多历史原因，2007年之前毕业的个别学生档案目前暂由档案馆代管，此类毕业生如需调档，请先致电65980365或直接到服务窗口查询。

Part 14

学生档案遗失后可补办哪些材料？

毕业生发现学生个人档案遗失后，可至档案馆补办录取名册、学业成绩、毕业生登记表等证明文件（限馆藏可提供资料）。

六、如何办理学籍材料封印和邮寄

Part 15

补办的学籍证明文件如何办理封印、投递？

如毕业生所在单位要求对学生补办的学籍证明文件加以封印（装入文件袋、密封后加盖单位公章）和投递，办理人可持补办的学籍证明文件至所就读学院相关机构办理封印和投递：

七、如何办理教师个人档案业务

Part 16

在职教职工如何办理档案业务？

在职教职工的人事档案由人事处档案信息科负责管理，请至行政南楼二楼办理相关业务（咨询电话：65982424）。

Part 17

退休教职工如何办理档案业务？

退休教职工办理个人档案业务时，请先至退休前所在单位或委托公证机关，由单位组织员或公证员持身份证和介绍信至档案馆办理（仅限每周二和周五的上午）。

Part 18

如何办理去世教职工的档案业务？

1．教职工退休后去世的，家属需办理其个人档案业务时，请先至其退休前所在单位或委托公证机关，由单位组织员或公证员持身份证和介绍信至档案馆办理。

2．教职工在职期间去世的，家属需办理其个人档案业务时，请至学校人事处办理；若该教职工去世后其档案已转至档案馆的，请先至其退休前所在单位或委托公证机关，由单位组织员或公证员持身份证和介绍信至档案馆办理。

八、如何办理支内回沪补贴等所需证明

Part 19

档案馆可提供哪些证明文件？

对于办理支内回沪补贴等的往届毕业生，档案馆服务窗口可开具毕业分配去向证明文件。

Part 20

在哪里咨询有关政策和办理具体手续？

办理支内回沪补贴等相关事项的往届毕业生，请持上述毕业分配去向证明文件至原毕业学校学生户籍所在地的派出所（见下表）咨询有关政策并办理具体事项。

附：同济大学及所合并学校对应派出所一览表：